organización

En la anterior edición de esta comparativa revisamos las aplicaciones más novedosas para la introducción de notas, destacábamos Evernote como una aplicación muy completa con grandes posibilidades y con una versión gratuita alucinante, que por cierto se ha actualizado hace poco y os hablaba de ShoveBox, otra aplicación más minimalista pero útil al fin y al cabo para guardar todos aquellos trozos de información que más tarde queramos recuperar: urls, imágenes, números de serie, contraseñas o simples anotaciones con ideas.

Hoy vamos a hablar sobre dos aplicaciones para organizar nuestro trabajo de forma exhaustiva: la conocida base de datos Devonthink y OmniOutliner Pro una de las aplicaciones de Omnigroup que sigue siendo de pago y que ofrece un amplio abanico de herramientas para organizar nuestras ideas. En la entrada extendida las repasaremos y así tendremos ya un número de aplicaciones de anotación más que considerables, desde los Yojimbos y Togethers de la primera entrada, pasando por ShoveBox y Evernote y siguiendo por Devonthink y OmniOutliner, tan solo nos qudará otra entrada donde revisaremos el resto de aplicaciones para finalizar esta ristra de posts en unas conculsiones.

En la anterior edición de esta comparativa revisamos las aplicaciones más clásicas para la introducción de notas, aplicaciones como Yojimbo o Journler que nos facilitan la recolección de todos aquellos trozos de información que más tarde queramos recuperar, como por ejemplo urls, imágenes, números de serie, contraseñas o simples anotaciones con ideas.

Hoy sin embargo damos una vuelta de tuerca más a aquella recopilación y vamos a hablar sobre dos aplicaciones que considero que han elevado el listón y han marcado un precedente en cuanto a generar anotaciones se refiere, son Evernote y Shovebox. En la entrada extendida hablaremos de cada una de ellas.

Hay mucho software y de gran calidad para nuestro sistema que nos permite ordenar nuestras notas, organizar nuestras ideas y recolectar pequeños trozos de código, o simplemente almacenar anotaciones de alguna página web, trucos, combinaciones de teclas y en definitiva todo lo que nos interese conservar.

En esta entrada analizaremos algunas de estas herramientas que facilitan el guardado y la organización de esos pequeños trozos de información que necesitamos conservar para ser usados a posteriori. Hay algunas de ellas que ponen el foco en poder organizar conceptualmente nuestras ideas de forma fácil, otras por el contrario intentan ofrecer un sistema de sincronización muy bueno y finalmente hay algunas de ellas cuya principal preocupación es ofrecer una entrada de información sencilla y accesible. Sin duda, estas con las cualidades en las que más nos fijaremos al analizar este tipo de programas: sencillez, potencia y facilidad de acceso.

En la entrada extendida empezamos nuestro tour particular por algunas de las aplicaciones más conocidas: Yojimbo, Webjimbo, Together, Journler, SOHO Notes y Eagle Filer. En posteriores entradas analizaremos ShoveBox, Evernote, Scrievener, Notational Velocity, Notae 2, WriteRoom, Mori, DEVONthink y OmniOutliner para ver como os comentaba, aplicaciones desde distintas perspectivas, hoy empezamos por la aproximación más clásica, con las aplicaciones para la gestión de anotaciones que tienen más solera.

En la Macworld 09 que se ha celebrado hoy en San Francisco, el otro gran destacado a parte de iLife, ha sido iWork 09, que además de renovar las 3 aplicaciones existentes, Pages, Keynote y Numbers ahora las han dotado de una funcionalidad muy interesante, ya que ahora podemos compartir documentos en un servicio on-line llamado iWork.com.

Es la misma estrategia que ya siguieron Google o Microsoft, ofrecer al usuario la posibilidad de usar un espacio remoto para compartir y revisar sus documentos, en este caso Apple propone su suite de productividad ofimática, iWork para ese acceso, aunque no es necesario como veremos disponer de un Mac o el mismo iWork para poder visualizar el contenido publicado on-line ya que las tres aplicaciones permiten exportar con formatos distintos y compatibles como PDF o sus equivalentes en MS Office, haciendo gala de una compatibilidad si cabe mejorada con el referente de Microsoft.

Vamos con las distintas aplicaciones que conforman la suite iWork 09 y centrémonos en las novedades que aportan cada una en la versión extendida de la entrada.

La gente de Cultured Code se han puesto las pilas estas fiestas y han lanzado varias Release Candidates (versiones candidatas) de Things 1.0, una de las mejores aplicaciones para crear y mantener listas de tareas siguiendo la meotodología GTD.

En Applesfera os hemos hablado varias veces de este tipo de aplicaciones, incluso os hicimos un screencast al respecto mostrando unas cuantas, sin embargo Things en mi opinión es la mejor de todas, combina sencillez y posibilidades de organización de tareas a raudales. Además la aplicación ha evolucionado mucho recientemente y se han presentado en varios días de diferencia varias versiones candidatas (van por la tercera) mientras no sea presentada de forma oficial la versión 1.0 definitiva el día 6 en la MacWorld.

La licencia shareware de la aplicación sigue siendo un poco cara, pues nos piden 50 dólares por ella, aunque a sus fervientes seguidores no nos importe por ser una aplicación tan cuidada, tan útil y con tantas posibilidades como la sincronización con la aplicación del iPhone que también ponen a nuestra disposición en la App Store.

Vía | MacWorld ES
Descarga | Things
En Applesfera | Herramientas GTD

Organizar nuestro iPhone o iPod Touch una vez instaladas tantas aplicaciones es vital para sacarle el máximo partido. Os propongo mi forma de tener todo controlado, así como las aplicaciones que uso a diario.

Lo primero que debemos hacer es un filtrado de todas las aplicaciones que tengamos instaladas. En más de una ocasión las aplicaciones instaladas dejan de utilizarse, no haciendo otra cosa que estorbar. Valora el uso que le dais y necesidades reales de cada aplicación. Intenta reducir a las imprescindibles.

Lo segundo es categorizar las pantallas. Aquí influye el uso que le demos a nuestro dispositivo. Pero en general podría ser: Productividad, Internet, Ocio y Juegos.

Tercero, es algo ya personal pero aconsejo dejar sólo tres líneas de cuatro aplicaciones cada una. De esta forma es más sencillo localizar la aplicación que busquemos así como evitamos tapar algunas al pasar el dedo sobre la pantalla para pasar de página. Tener toda una pantalla llena de iconos, a menos que tengas muy claro donde está cada una, se convierte en la típica imagen de “Buscando a Wally”.

PreMinder es un organizor muy completo, permite exportar e importar de iCal pero además permite muchas otras opciones, como por ejemplo la integración Growl, el sincronismo con la agenda de contactos para extraer los cumpleaños de nuestros amigos y todo con un diseño más que logrado.

El programa consta de una pequeña ventana que nos indicará el día sobre el que queremos añadir eventos, anotaciones o listas de tareas y además nos permitirá añadir alarmas y tareas repetitivas. El panel central dispone un calendario de todo el mes para que podamos ver a vista de pájaro aquellas zonas donde se nos acumulan las tareas y poder así distribuirlas mejor. Luego tiene un panel inferior con la vista en detalle de las tareas y finalmente otro panel donde vemos el mes en curso y permite hacer nuestros cálculos.

Tiene muchísimas opciones para introducir tareas y eventos, puede marcar distintos períodos con una funcionalidad llamada “span” y que nos sirve para anotar mucho más claramente nuestros quehaceres. Lo mejor es que lo instaléis y trasteéis un poco con lo que os ofrece, que ya os digo que no es poco.

Además PreMinder es de momento donationware, con lo que el autor acepta donaciones para seguir con su desarrollo, pero no tendréis por qué pagar la licencia, lo que sí hay que tener en cuenta es que todavía se encuentra en fase beta, por lo que no esperéis una estabilidad extrema.

Vía | MacUpdate
Descarga | PreMinder 0.7.2

Una de mis aplicaciones de listas de tareas preferida, el conocido Things del que os hablé en este screencast acaba de incorporar una de las funcionalidades que se le demandaban de hace tiempo: la sincronización de tareas con iCal.

Esta nueva funcionalidad está accesible a través de las preferencias de la aplicación. Allí encontraréis las posibilidades de sincronizar una determinada lista de Things o personalizar todavía más la sincronización de tareas, incluso filtrando por tags las que vosotros designéis.

Things sigue siendo una aplicación shareware que valdrá 49 dólares en el momento de salir a la venta oficialmente, como todavía están en fase beta y aprecian la colaboración de los usuarios, si os registráis en la lista de testers obtendréis un descuento que rebaja el precio hasta los 39 dólares.

Vía | TUAW
Descarga | Things

Hoy os presento simpleTODO, un pequeño programa gratuito para tener una lista de tareas organizada en categorías, bastante similar a Anxiety, otra aplicación que os presenté hace tiempo y de la cual también pudistéis ver su funcionamiento en este screencast.

Entre sus opciones tenemos la posibilidad de agregar tareas y englobarlas en etiquetas, podemos mover a nuestro gusto las tareas para darles más o menos prioridad y podemos marcarlas en verde para dar a entender que ya se han realizado (o bien desmarcarlas claro). Todo esto en un panel HUD la mar de curioso y bonito con efectos visuales bastante conseguidos, como cuando la lista desaparece al perder el foco (opción que puede deshabilitarse en las opciones para que siempre esté visible).

Un pequeño complemento que nunca viene mal para tener nuestra lista de tareas con una organización mayor. Se le echa en falta la sincronización con iCal y algún otro detalle que seguramente elevaría mucho más sus capacidades que por el momento son bastante reducidas. Mencionar que está desarrollada completamente en C# y funciona a través de los estándares Mono y el framework Mono bjc que incorpora librerías específicas para Mac OS X, sin lugar a dudas es un territorio inexplorado y atractivo para todos los desarrolladores que uséis estándares Microsoft y plataformas .NET.

Vía | Julius Eckert Projects

En este screencast he querido repasar las principales herramientas para organizar nuestras tareas en Mac OS X. Primero he repasado un poco la gestión de tareas más básica usando iCal, para seguir avanzando usando una herramienta gratuita que se sincroniza con iCal y de la que ya os hablé en otra entrada llamada Anxiety y para finalizar el plato fuerte de la organización GTD en Mac: Things y OmniFocus.

En el screencast que me ha quedado un poco largo (dura casi 20 minutos) intento mostrar las funciones más básicas de cada programa y como se haría el proceso de gestión de tareas con el método GTD definiendo la jerarquía de las tareas, su contexto y su timing. Espero que lo encontréis interesante, cualquier duda la resolvemos en los comentarios.

Video | Zappinternet
Más información | Metodología GTD en wikipedia
Fondo de escritorio | niqueue de manicho en deviantart
En Applesfera | Entradas relacionadas con el GTD