Documentos colaborativos: así podemos trabajar de forma conjunta en Pages, Numbers o Keynote
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Documentos colaborativos: así podemos trabajar de forma conjunta en Pages, Numbers o Keynote

Cada vez es más común que en un mismo documento debamos trabajar junto a otras personas. Es evidente que podemos hacer nuestra parte y luego enviar el resultado a otra persona para que complete la suya, pero hay una forma más eficiente de hacerlo: trabajar de forma colaborativa. Una característica de Pages, Numbers y Keynote que nos permitirá sacar adelante ciertos documentos de forma muy fácil y eficiente.

Un enlace, pero siempre con las opciones adecuadas

Compartir un documento de Pages, Numbers o Keynote con otra persona para que todos posamos trabajar en el mismo de forma simultánea es realmente fácil. En pocas palabras lo que haremos es enviar un enlace con la invitación, nada más, pero es muy importante que elijamos las opciones de compartir adecuadas.

  • Quién tiene acceso: Este es el ajuste más importante. Aquí decidimos quién accede al documento: solo las personas invitadas o cualquiera con el enlace. La clave aquí está en que si elegimos la primera nuestro destinatario deberá contar con un Apple ID, que es el que recibirá la invitación y el permiso. Por ello, esta opción, a priori más segura, solo la utilizaremos cuando compartamos el documento con un usuario de Apple. Si queremos que lo abra alguien que trabajará desde Android o desde un PC lo mejor es elegir Cualquiera que tenga el enlace, de lo contrario la otra persona deberá registrarse en iCloud y crear un Apple ID.
  • Permiso: Con este ajuste decidimos si las personas a las que hemos invitado en el permiso anterior pueden hacer cambios en el documento o si deben acceder a una versión de Solo lectura.

Pasemos, tras esta introducción, a la parte fácil del proceso: invitar a alguien. En el Mac los pasos son realmente muy sencillos, concretamente los siguientes:

  1. Abrimos el documento de Pages, Numbers o Keynote.
  2. Tocamos el botón Colaborar de la parte superior.
  3. En Acceso permitido a elegimos entre Solo las personas que invites o Cualquiera que tenga el enlace. Si elegimos esta segunda podemos definir una contraseña tocando en Añadir contraseña.
  4. En Permiso elegimos entre Lectura y escritura o Solo lectura.
  5. Elegimos entre Mail, Mensajes, Copiar enlace o AirDrop para enviar la invitación.
  6. Tocamos Compartir.

En el iPhone o el iPad los paso a seguir son prácticamente los mismos, concretamente estos:

  1. Abrimos el documento de Pages, Numbers o Keynote.
  2. Tocamos el botón con una persona dentro de un círculo y un pequeño +.
  3. Entramo en Opciones para compartir.
  4. En Quién tiene acceso elegimos entre Solo las personas que invites o Cualquiera que tenga el enlace. Si elegimos esta segunda podemos definir una contraseña tocando en Añadir contraseña. En Permiso elegimos entre Lectura y escritura o Solo lectura.
  5. Tocamos < Atrás.
  6. Elegimos la app con la que queremos enviar la invitación.

Nada más. De esta forma la persona o personas que nosotros decidamos recibirán una invitación con la que podrán acceder a nuestro documento y verlo o modificado según nosotros lo hayamos decidido. A partir de aquí todos podemos editar el documento confiando en que solo existe una copia del mismo, una a la que todos accedemos y vemos sus cambios en tiempo real.

Imagen | Scott Graham

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