Después de ver una recopilación con las principales aplicaciones para la gestión de tareas, bajo mi criterio, llega el momento de valorarlas y decidir qué aplicación es la más adecuada para cada usuario. Al menos es lo que vamos a intentar, poder decir cómo elegir el gestor de tareas ideal.

¿Necesito un gestor de tareas?

Hoy en día está de moda usar gestores de tareas. Parece que así podemos considerarnos personas productivas. Pero no, anotar todo lo que tenemos que hacer en dichas aplicaciones no nos convierten en ninjas productivos.

La productividad, como la define Berto Pena en su libro, Organizate con eficacia:

La productividad es la capacidad de aplicar un conjunto de hábitos positivos que nos permiten sacar lo mejor de nuestra vida y de nosotros mismos. Esos hábitos se desarrollan a partir de una serie de principios y te permiten gestionar mejor cada rincón de tu vida: tu trabajo, tu familia, tu ocio, tu vida personal, etc.

Por eso, una aplicación no debe ser un obstáculo en tu día a día. Debe ayudarte y ofrecerte todo lo que necesites para de forma ágil capturar tareas, gestionarlas y ejecutarlas. Por tanto, si con tu actual método de gestión de tareas vas bien no te compliques añadiendo nuevos elementos. Si por el contrario, necesitas ayuda para separar según contextos, realizar seguimientos o recibir avisos debido a las fechas de ejecución, etc… entonces adelante.

¿Cuál es mi aplicación ideal?

Es difícil sin conocer vuestros hábitos así como la forma que tenéis de gestionar ahora mismo vuestras tareas. De todas formas, repasemos cada una de las aplicaciones vistas y resumamos los puntos fuertes y negativos de cada una de ellas.

• Omnifocus, es una aplicación completa y potente. Sus opciones a la hora de crear proyectos con diferentes niveles de subtareas, los contextos, fechas de inicio y fin así como otras características hacen que sea la opción ideal para usuarios avanzados. Usarios con un gran volumen de tareas, proyectos e incluso para los que gestionan grupos de personas. Para el resto resulta demasiado “pesada” por lo que podría suponer un retraso debido a su curva de aprendizaje.

• Things, con sus pros y contras es mi aplicación favorita. Interfaz amigable y con opciones muy completas para quienes quieren usar el método de gestión GTD de forma estricta.

• Wunderlist 2, poco hay que decir. Es un aplicación sencilla, con las opciones justas para la gestión de tareas usando cualquier tipo de método de gestión. Además completamente gratuita y multiplataforma. Sencilla de manejar y nos da opción de compartir listas con otros usuarios para mejorar el trabajo colaborativo.

• Producteev, una aplicación muy completa que me ha gustado mucho para el trabajo en equipo. Ahí creo que es donde más destaca con respecto al resto. La posibilidad de crear espacios de trabajos separando así el trabajo con cada colaborador de forma independiente es sencillamente genial.

• Wiselist, es otra aplicación bastante interesante. Sus puntos fuertes son lo visual que es la interfaz haciendo que sea muy simple y la posibilidad de asociar archivos adjunto que se almacenarán haciendo uso del servicio Dropbox.

• Workflowy, es la sustituta a la tradicional hoja de papel. Apuntaremos las tareas de la misma forma que haríamos en papel. Muy sencilla.

• Recordatorios y Notas, son las opciones incluidas en el propio sistema. Sin duda, la integración con Siri en iOS es su mayor virtud ya que crear anotaciones o recordatorios es muy sencillo. También tiene opciones interesantes como establecer avisos según localización, compartir listas de recordatorios, adjuntar archivos a las notas, etc… La pega es que hay sutiles diferencias entre el comportamiento de la versión OS X con la de iOS.

¿Cuales elegiría yo según el tipo de usuarios y por qué? Vale, primero aclarar que todo es baja mi experiencia personal. Si buscáis una aplicación completa, capaz de suplir cualquier necesidad creo que sin duda Omnifocus es la opción. Eso sí, esperar a ver la versión Omnifocus 2 para ver las novedades. Mientras aprovechar la licencia temporal que están ofreciendo.

Si no necesitáis muchas opciones de contextos, subtareas, etiquetas, etc… Wunderlist 2 me está sorprendiendo gratamente. La sencillez de su interfaz, su rápido aprendizaje y la comodidad para introducir tareas o desplazarte entre las listas mediante el teclado me gusta mucho. Aún así, sigo manteniendo Things pero no descarto migrar en breve y usar exclusivamente Wunderlist 2.

De todas formas, os seguiremos mostrando nuevas propuestas de gestores de tareas que vayan apareciendo. Eso sí, recordad, no sintáis la necesidad de cambiar de aplicación cada dos por tres. Ya que, el tiempo y comodidad que podamos ganar con ella lo podremos perder fácilmente entre migración y migración. Recordad, no es más productivo quien más aplicaciones de gestión de tareas usa sino quien más tareas finaliza.

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