Cómo gestionar nuestras tareas usando las notas o los recordatorios de OS X Mountain Lion

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Uno de los aspectos más interesantes de OS X Mountain Lion lo conforman las nuevas aplicaciones de Notas y Recordatorios, que se unen a las ya existentes en iOS para completar el círculo de la sincronización en iCloud. Los datos en sí ya estaban presentes (las notas en la aplicación Mail y los recordatorios en el calendario), pero ahora ganan rango con su propia aplicación para evitar que el usuario se confunda. Y con este cambio, el usuario puede plantearse usar estas mismas aplicaciones para poder gestionar sus tareas en OS X Mountain Lion.

Hay docenas y docenas de aplicaciones y servicios de gestión de tareas con muchísimas opciones y con optimización para el método GTD que se pueden usar combinando nuestros Mac con nuestros dispositivos iOS, pero la idea aquí es ver si podemos evitar la instalación de aplicaciones oficiales y usar sencillamente las que ya vienen con el sistema. Menos es más, como se suele decir a los que buscan la productividad y la eficiencia por encima de todo.

GTD estricto: posible pero con algunas carencias

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Si somos de los que seguimos estrictamente la estructura básica del GTD, quizás nos deberíamos orientar más a la aplicación Recordatorios por su naturaleza de poder hacer listas de tareas y mover las tareas fácilmente entre esas listas. Cuestión de crear las listas GTD de hoy/próximo/delegado/algún día (o como lo prefiráis vosotros, el propio GTD nos permite amoldar estas listas a nuestras necesidades) e ir creando las tareas en cada lista.

Las ventajas son precisamente la facilidad de poder administrar las tareas por todas estas listas, marcarlas fácilmente como completadas y utilizar la estructura del recordatorio para recibir notificaciones, establecer prioridad de las tareas… Los inconvenientes se harán notar si eres de los que utilizan funcionalidades como delegar tareas a otras personas y gestionar equipos, utilizar etiquetas… en este último caso podemos usar el campo de notas de cada tarea para escribir ahí las etiquetas o cualquier cosa, pero echaréis de menos las funcionalidades como tales tal y como podemos encontrar en aplicaciones como Things. Si estáis demasiado acostumbrados a este tipo de tareas más completas, las características de la aplicación Recordatorios os parecerán insuficientes.

Cuanta más flexibilidad, mejor

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Si no estamos tan pegados a la estructura del GTD y somos más flexibles, entonces podemos jugar un poco con lo que ofrecen Notas y Recordatorios y buscar un equilibrio entre ellas que nos resulte efectivo. Podemos usar Recordatorios para tareas de las que no nos queremos acordar hasta un preciso momento y usar las notas para crear una llena de tareas clasificadas usando simplemente tabuladores.

En mi ejemplo personal, sin ir más lejos, he podido ver cómo la aplicación Notas se ha convertido en un sustituto perfecto del servicio web Workflowy. Con ambas puedo escribir las tareas con cierta jerarquía usando simplemente el tabulador, y aunque con Notas es todo bastante más manual no pierdo rapidez ni comodidad de uso. Y Workflowy, además, no soporta ni imágenes ni otro tipo de contenido multimedia. Pierdes por un lado pero ganas por el otro.

Si nos decantamos más hacia Recordatorios seremos más de usar tareas simples e ir tachándolas a medida que las cumplamos, y si nos gusta más Notas nuestras tareas podrán tener más contenido. Mi consejo es que probéis una combinación de ambas, porque os guste como os guste la sincronización por iCloud nos garantiza que tendremos las tareas actualizadas estemos donde estemos y usemos el dispositivo que usemos.

Imagen inicial | Joel Dueck
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