Workflowy, para los que le dan rienda suelta a las listas [Especial Gestores de Tareas]

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Seguimos con nuestro especial de gestores de tareas, ideal para todos los que se hayan marcado propuestas de ser más productivos este año. Hoy vamos a ver Workflowy, un gestor de tareas que destaca por ser uno de los más simples y fáciles de usar pero que al mismo tiempo esconde muchísima flexibilidad.

Es una lástima, pero Workflowy no goza de mucha popularidad en su sector. Quizás la razón es que no es lo que la gran mayoría busca, pero personalmente lo llevo usando para mi vida personal y profesional desde hace más de un año y me ha ayudado muchísimo sin tener que complicarme la vida configurando aplicaciones o creando tareas con demasiadas opciones.

En el caso concreto de este especial, Workflowy se diferencia de las otras alternativas que hemos tratado por basarse en una página web y no tener aplicación nativa para OS X. Sí que la tiene para iOS (optimizada para el iPhone y el iPad), y para el resto de dispositivos móviles la web móvil también es una buena solución.

Workflowy: tan simple como escribir la tarea y pulsar Intro

La interfaz web de Workflowy es tan simple como una hoja de papel. Escribimos algo y listo, lo que hemos escrito se convierte en una tarea. Esa tarea puede etiquetarse (utilizando la @arroba o la #almohadilla, lo que nos da flexibilidad para aplicar la clasificación que queramos), puede incluir una descripción, completarse, plegarse y desplegarse, duplicarse o incluso puede tener subtareas.

Este último punto es una de sus mejores bazas: podemos crear tantas subtareas como queramos, no hay límite. Además, si pulsamos en la tarea que tiene subtareas Workflowy pasa a mostrarnos solamente esa tarea para que nos podamos enfocar sin que nos agobie el resto de nuestra lista. Perfecto para esas tardes en las que queramos quitarnos de encima un grupo de cosas por hacer en concreto.

El hecho de que sólo veamos texto engaña, pero todos los elementos pueden moverse, clasificarse según el criterio que queramos o plegarse y desplegarse con un sólo click del ratón. La flexibilidad es absoluta, y por eso podemos utilizar cualquier método (GTD, Pomodoro, o el que nos hayamos creado a nuestra medida) sin estar ligados a nada.

Hay mucho más, pero deja de ser gratis

Todo servicio tiene que monetizarse de algún modo, y aunque en la versión gratuita de Workflowy no haya ni rastro de anuncios tenemos una versión de pago llamada Workflowy Pro. Cuesta 4,99 dólares mensuales o 49,99 dólares anuales, y conseguimos estas opciones:

  • Pasar de un límite de 500 listas y elementos al mes a poder crear listas ilimitadas.
  • Copias de seguridad diarias y automáticas en Dropbox.
  • Compartir una de nuestras listas con otra persona para trabajar colaborativamente y en tiempo real, enviando un enlace protegido con una contraseña.
  • Edición de listas y tareas sin conexión a internet.
  • Posibilidad de cambiar la fuente de letra y el aspecto de la interfaz con temas.
  • Prioridad en el servicio de soporte técnico.

El mejor punto es el de compartir las listas, ya que permite mantener una lista de tareas actualizada entre dos o más usuarios y manteniendo la máxima sencillez posible. Además no nos obliga a compartir todas nuestras tareas, garantizando la privacidad de nuestro tablero de trabajo personal.

La herramienta ideal para buscar el mejor método que case con nuestra productividad

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Workflowy no es para todo el mundo. No gustará a aquellos que busquen aplicaciones y servicios con el máximo número de opciones posible, y los que hayan adoptado el método GTD al pie de la letra no lo van a encontrar cómodo. Sin embargo, para los que estén buscando alguna herramienta que les permita moldear su propio modo de avanzar trabajo, Worlflowy es ideal gracias a su flexibilidad.

Cabe mencionar, para todos los amantes del GTD o de las tareas más propiamente estructuradas en aplicaciones como Things o Wunderlist, que Workflowy puede funcionar también como herramienta adicional para montar listas de tareas rápidamente y sin complicaciones. De cualquier manera, es una herramienta excelente y que a más de uno le va a hacer un favor de la forma que sea. Y por supuesto, toda esta sencillez y flexibilidad se traslada como un espejo en las interfaces móviles del iPhone, el iPod touch y el iPad.

Sitio oficial | Workflowy
Descarga | Workflowy para iOS en la App Store

Especial Gestores de Tareas, es una serie de artículos donde analizamos las principales aplicaciones para gestionar listas de tareas. Tanto en OS X como iOS existen infinidad de ellas por eso hemos seleccionado las más importantes bajo nuestro criterio y siempre que cumplan con el requisito de tener cliente tanto para OS X como iOS. De forma que podamos consultar e introducir nuevas tareas allá donde estemos.

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